Het belang van een "plan voor een plan"

Vaak zijn we geneigd om bij het ontwikkelen van een nieuwe strategie of een grote verandering meteen aan de slag te gaan met het maken van het plan. Dit betekent dat we meteen de inhoud in duiken, zonder heldere kaders op te stellen. Het gevolg? Verschillende beelden bij het doel, verwarring over wie wat doet, onuitgesproken tijdslijnen die onnodig druk creëren, etc. Dit resulteert vaak in vertraging en negatieve energie voor je goed en wel onderweg bent. De oplossing: maak een plan voor een plan. Voordat je begint, neem eerst een stap terug en spreek af wie wat doet en wanneer. Daarna kan je het plan (bijv. een nieuwe strategie of een programmaplan) daadwerkelijk gaan maken. Probeer al die ideeën over de inhoudelijke koers nog even vast te houden! Maak dus eerst procesafspraken. Het klinkt misschien als een extra stap, maar juist deze voorbereiding voorkomt miscommunicatie en zorgt ervoor dat je veel sneller en effectiever vooruitkomt. Daarnaast hoeft deze ‘plan voor een plan’ fase helemaal niet lang te duren.

Wat is een "plan voor een plan"?

Een "plan voor een plan" is niets anders dan het gezamenlijk afstemmen van de stappen die nodig zijn om tot een definitief plan te komen. Een plan kan bijvoorbeeld een programmaplan zijn voor een grote verandering of een nieuwe strategie. Het zijn ‘procesafspraken’ (Wat willen we exact bereiken of oplossen? Wie doet wat en wanneer? Hoeveel diepgang zoeken we? Hoe komen we aan de informatie? etc.) – dus geen inhoud. Het is een kortdurende, voorbereidende fase waarin je structuur en duidelijkheid aanbrengt in het traject. Het doel is om een goed georganiseerde basis te leggen, zodat het uiteindelijke plan efficiënt en zonder verrassingen kan worden uitgevoerd.

De juiste vragen bij het opstellen van een "plan voor een plan"

Bij het opstellen van een "plan voor een plan" stellen we samen met de opdrachtgever en het team een aantal belangrijke vragen om het proces zelf te structureren. Het is dan ook belangrijk om allereerst goed stil te staan bij wie we willen betrekken in deze fase. Als je dat gedaan hebt dan kun je met die groep aan de slag gaan met onderstaande vragen. Deze vragen helpen om af te stemmen wie welke taken uitvoert, welke stappen er moeten worden gezet en wat de tijdslijnen zijn. Zodat iedereen precies weet wat er van hem of haar verwacht wordt.

1. Hoe ziet het plan dat we straks gaan maken eruit?
   Denk hierbij aan de doelstelling van het plan en daaruit volgend zaken zoals de inhoudsopgave van het plan, de diepgang die benodigd is en de vorm die het beste werkt. Een belangrijk punt hier is dat je dit samen bepaalt met de mensen die er daadwerkelijk over gaan. Zorg dat dit beeld helder is voor alle betrokkenen bij het plan.

2. Wie doet wat?
   Wie is verantwoordelijk voor welke onderdelen van het plan en het proces? In deze fase bepaal je wie welke taken op zich neemt. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen weet wat zijn of haar rol is in het voorbereidingsproces. Implementatie begint immers al bij het maken van het plan!

3. Wat is de tijdslijn voor het opstellen (van de onderdelen) van het plan?
   Hoeveel tijd hebben we nodig voor het opstellen van het plan? Het is belangrijk om tijdslijnen te bepalen voor de verschillende stappen in het proces. Wanneer moeten de voorbereidende acties afgerond zijn en wanneer kunnen we beginnen? Zijn er eventuele externe deadlines? Hoe zorgen we ervoor die te kunnen halen? Het afspreken van een realistische tijdslijn helpt om het proces te versnellen en voorkomt vertragingen.

4. Welke informatie hebben we nodig om verder te kunnen?
   Wat moeten we al weten of verzamelen voordat we het daadwerkelijke plan gaan opstellen? In sommige gevallen is het nodig om eerst data, inzichten of analyses te verzamelen. Door dit van tevoren te bepalen, weet iedereen welke input er nodig is om verder te kunnen met het plannen. Als je weet dat je het sowieso nodig hebt ‘down the line’ dan kun je het alvast nu uitvragen.

5. Wat zijn de mogelijke obstakels?
   Wat kan het proces vertragen of bemoeilijken? Zijn er risico’s die we al in kaart moeten brengen? Door mogelijke belemmeringen van tevoren te identificeren, kunnen we maatregelen treffen om deze aan te pakken. Dit helpt om het proces zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en voorkomt onvoorziene vertragingen.

6. Hoe houden we de communicatie helder?
   Hoe zorgen we ervoor dat iedereen goed geïnformeerd blijft over de voortgang? Welke afspraken maken we over hoe en wanneer we updates en voortgangsbesprekingen plannen? Door duidelijke communicatieafspraken te maken, voorkomen we misverstanden en zorgen we ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen.

   
   

Waarom een "plan voor een plan" belangrijk is

Het opstellen van een "plan voor een plan" lijkt misschien een extra stap, maar het is een cruciale fase die misverstanden en vertragingen voorkomt. Door van tevoren te bepalen wie wat doet, wat de tijdslijnen zijn en welke informatie nodig is, zorg je ervoor dat iedereen vanaf het begin goed voorbereid is. Dit maakt het uiteindelijke plan efficiënter, omdat je niet halverwege het proces nieuwe afstemmingen moet doen of onduidelijkheden moet oplossen. Daarnaast biedt het opstellen van een "plan voor een plan" flexibiliteit. Doordat je de stappen en verantwoordelijkheden van tevoren duidelijk maakt, kun je makkelijker bijsturen als er onverwachte obstakels opduiken of als er nieuwe inzichten ontstaan. Het plan voor een plan is geen vaststaand document, maar een dynamische basis die zich kan aanpassen aan de behoeften van het project.

Het resultaat: een gestructureerd en soepel proces

Door eerst een "plan voor een plan" te maken, zorg je ervoor dat de uitvoering van het uiteindelijke plan soepel verloopt. Je voorkomt chaos, creëert helderheid en zorgt ervoor dat alle betrokkenen weten wat ze kunnen verwachten. Dit verhoogt de efficiëntie en vergroot de kans op succes doordat het proces goed georganiseerd is vanaf het begin. In de praktijk zorgt een goed opgesteld "plan voor een plan" ervoor dat je uiteindelijk sneller en met minder onverwachte obstakels je einddoelen bereikt. Het is de sleutel tot een succesvolle implementatie van je strategie of visie.