Adviesvaardigheden: waarom een “plan voor een plan” een goed idee is.
Heb je ooit meegemaakt dat een groot project stroef van start gaat? Eerst is iedereen enthousiast, maar al snel ontstaat er verwarring over wie wat doet, onduidelijkheid over deadlines, en stress door onuitgesproken verwachtingen. Oorzaak: er zijn onvoldoende procesafspraken gemaakt. In dit blog leer je een slimme aanpak die je helpt om structuur aan te brengen; maar ook om je adviesvaardigheden te verbeteren.
Doe een stap terug
Voordat je halsoverkop aan een nieuwe strategie of project begint, is het dus de moeite waard om even een stap terug te nemen. Probeer al die ideeën over de inhoudelijke koers nog even vast te houden! Procesafspraken maken klinkt misschien als een extra stap, maar het bespaart je later tijd én frustratie. Duidelijke afspraken over wie wat doet, welke informatie nodig is en hoe je communiceert, vormen de basis van een soepel proces. Deze fase hoeft helemaal niet lang te duren en is leuk om te doen Het helpt je ook om je adviesvaardigheden te verbeteren, doordat je leert om helderheid en structuur te creëren. Mooi toch?
Wat is een "plan voor een plan"?
Een "Plan voor een Plan" is niets anders dan het gezamenlijk afstemmen van de stappen die nodig zijn om tot een definitief plan te komen. Hier komt de inhoud nog niet aan bod, maar leg je wel de basis voor een efficiënt proces. Bijvoorbeeld bij een programmaplan voor een grote verandering of een nieuwe strategie. Het zijn ‘procesafspraken’. Wat willen we exact bereiken of oplossen? Wie doet wat en wanneer? Hoeveel diepgang zoeken we? Hoe komen we aan de informatie? etc. – dus geen inhoud. Een kortdurende, voorbereidende fase waarin je structuur en duidelijkheid aanbrengt in het traject. Het doel is om een goed georganiseerde basis te leggen, zodat het uiteindelijke plan efficiënt en zonder verrassingen kan worden uitgevoerd.
De juiste vragen bij het opstellen van een "plan voor een plan"
Zorg dat je allereerst goed stil staat bij wie jullie willen betrekken in deze fase. Als je dat gedaan hebt dan kun je met die groep aan de slag gaan met onderstaande vragen. Hou het ontspannen en gezellig.
Hoe ziet het plan dat we straks gaan maken eruit?
Wat willen we bereiken? Denk aan doelen, de diepgang en de vorm van het uiteindelijke plan. Een belangrijk punt hier is dat je dit samen bepaalt met de mensen die er daadwerkelijk over gaan. Zorg dat dit beeld helder is voor alle betrokkenen.Wie doet wat?
Verdeel taken en verantwoordelijkheden duidelijk. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen weet wat zijn of haar rol is in het voorbereidingsproces. Implementatie begint immers al bij het maken van het plan!Wat is de tijdlijn?
Stel realistische deadlines op. Het is belangrijk om tijdslijnen te bepalen voor de verschillende stappen in het proces. Wanneer moeten de voorbereidende acties afgerond zijn en wanneer kunnen we beginnen? Zijn er eventuele externe deadlines? En hoe halen we die?Welke informatie hebben we nodig om verder te kunnen?
Bepaal wat verzameld moet worden voordat je verder gaat. Data, inzichten of analyses. Door dit van tevoren te bepalen, weet iedereen welke input er nodig is om verder te kunnen met het plannen. Als je weet dat je iets nodig hebt later in het proces dan kun je het alvast nu uitvragen.Wat zijn de mogelijke obstakels?
Voorzie uitdagingen en beperk deze. Wat kan het proces vertragen of bemoeilijken? Zijn er risico’s die we al in kaart moeten brengen? Als je mogelijke belemmeringen van tevoren inschat, kun je ze direct al aanpakken.Hoe houden we de communicatie helder?
Hou iedereen goed geïnformeerd over de voortgang. Welke afspraken maken we over updates en voortgangsbesprekingen? Zo voorkomen we misverstanden en zorgen we ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen.
Waarom deze aanpak werkt
Deze zes vragen helpen niet alleen om het proces te structureren, maar vormen ook waardevolle oefening in het verbeteren van je adviesvaardigheden. Je leert immers hoe je samenwerking optimaliseert en misverstanden voorkomt.
Een plan voor een plan voorkomt chaos, versnelt processen en zorgt voor een duidelijke structuur. Je kunt flexibel omgaan met obstakels omdat je van tevoren de juiste vragen hebt gesteld. Het is niet alleen een praktische tool die je leert hoe je helderheid schept en effectieve samenwerkingen stimuleert.
Een sterk fundament voor betere adviesvaardigheden
Een doordacht 'Plan voor een Plan' legt de basis voor een gestructureerd en soepel proces. Door vooraf helderheid te scheppen in doelen, stappen en verwachtingen, werk je met meer rust, efficiëntie en focus. Dit zorgt niet alleen voor een succesvolle uitvoering van je strategie of visie, maar draagt ook bij aan je persoonlijke ontwikkeling als adviseur. Door het doorlopen van dit proces leer je scherper analyseren, beter communiceren en effectiever adviseren. Bovendien creëer je meer duidelijkheid binnen je team en projecten. Wil je jouw adviesvaardigheden verbeteren? Begin dan bij de voorbereiding – dáár maak je het verschil.
